İç Denetim Hizmeti Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Günümüzün zorlu iş dünyasında şirketlerin önemli bir kısmı, iç denetim faaliyetlerini etkili ve verimli bir şekilde yürütmek için yeterli personele sahip değildir. Özellikle; bilgi teknolojileri denetimi, muhasebe ve finans denetimi, suistimal inceleme, regülasyona uyum, siber güvenlik gibi yüksek uzmanlık gerektiren alanlarda, şirketlerin dışarıdan danışmanlık hizmeti alması kaçınılmaz hale gelmiştir.

Bu yazımızda, şirketler dışarıdan iç denetim hizmeti alırken nelere dikkat etmeli, doğru danışmanlık firması nasıl seçilir ve danışmanlık firmasının başarılı olup olmadığı nasıl belirlenir, ayrıntılarıyla ele alacağız.

İÇ DENETİM HİZMETİ DANIŞMANLIK MODELLERİ - DIŞ KAYNAK ve EŞ KAYNAK

Şirketler, iç denetim faaliyetlerini tamamen dış kaynak (out-sourced) üzerinden yürütebilecekleri gibi, mevcut iç denetim ekibiyle birlikte çalışacak bir eş kaynak (co-sourcing) modeli de tercih edebilirler.

• Dış kaynak (out-sourced) modeli, iç denetim hizmetinin tamamının profesyonel bir danışmanlık firmasına devredilmesi anlamına gelir. Bu model, genellikle iç denetim departmanı olmayan veya sınırlı kaynaklara sahip şirketlerde tercih edilir.

• Eş kaynak (co-sourcing) modeli, şirketin mevcut iç denetim ekibiyle dışarıdan uzmanların birlikte çalıştığı, bilgi transferi odaklı bir yaklaşımdır. Bu model, denetimde esneklik sağlanması ve mevcut ekibin kapasite gelişimi için tercih edilmektedir.

Şirketlerin iç denetim faaliyetlerinde dış veya eş kaynak modellerini değerlendirirken dikkate alınması gereken temel unsurlara dair kapsamlı bir inceleme için “İç Denetimde Kaynak Kullanımı - Dış Kaynak, İç Kaynak, Eş Kaynak” yazımızı ziyaret edebilirsiniz  →

İÇ DENETİM HİZMETİ ALIMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

Peki iç denetim hizmeti alırken doğru danışmanlık firması nasıl seçilir? Dış kaynak ve eş kaynak hizmet alımlarında dikkat edilmesi gerekenler nelerdir? İç denetimde danışmanlık firmasının başarısı nasıl değerlendirilir? Sözleşme sürecinde hangi maddelerin değerlendirilmesi gerekir? Aşağıdaki başlıklarda ayrıntılarıyla ele alınmıştır.

1. İhtiyaçların Doğru Belirlenmesi

İç denetim hizmeti almadan önce ilk adım, şirketin iç denetim ihtiyaçlarının doğru tespit edilmesidir. Şirketin hangi alanlarda iç denetime ihtiyacı var? İhtiyaç neden kaynaklanmaktadır, ihtiyari bir neden mi yoksa yasal bir zorunluluk mu? Bilgi teknolojileri denetimi, aktif bir suistimal soruşturması, mevzuata uyum raporu gibi spesifik bir konu mu, veya, yıl boyunca yürütülecek sürekli bir denetim faaliyeti mi? İç denetime ihtiyaç duyulan faaliyetlerin şirket için önemi ve riski nedir? Hizmete ne kadar sürede başlanılmalı, denetimin sağlanmaması riski arttırır mı?

İş birliği başlamadan önce, şirket ile danışmanlık firması arasında asgari aşağıdaki konular yazılı olarak ortaya konulmalıdır:

• Denetimin amacı, kapsamı ve beklenen çıktılar,

• Denetimin hedefi (örneğin; şirketin iç denetim kalitesini artırmak, teknoloji tabanlı denetim araçları kullanmak, denetim projesinin yürütümü, kontrol-öz değerlendirme faaliyetlerinin yürütülmesi, risk kültürünün geliştirilmesi vb.),

• Denetimin süresi,

• Danışmanlık firmasının görev tanımları, yetki ve sorumlulukları.

Şirketin iç denetim ihtiyaçlarının yanlış tanımlanması veya belirsiz bırakılması, alınan hizmetin olumsuz veya verimsiz bir şekilde sonuçlanmasına neden olacaktır.

2. Danışmanlık Firmasının Seçilmesi

İç denetimde dış kaynak veya eş kaynak modelleri, hizmet sağlayan danışmanlık firmasının kapasitesi, kalitesi ve uzmanlığı kadar güçlüdür. Bu nedenle, sektör bilgisi bulunan, kalite standartları ile yönetilen, güçlü referanslara sahip bir danışmanlık firmasının seçilmesi önemlidir.

Danışmanlık firmasının yetkilendireceği iç denetçilerin uluslararası standartlara ve sektörel iyi uygulamalara hakimiyeti de tüm süreç için kritiktir. Yetkilendirilecek olan iç denetçinin/denetçilerilerin yetkinliği, uluslararası belgeleri ve tecrübesi sözleşme öncesinde istişare edilmelidir. İç denetçilerin teknik bilgiye sahip olmasının yanında, şirket kültürüne uyum sağlayabilme becerisi de ayrıca değerlendirilmelidir.

📌 Okuyucuya Öneri: İç denetim faaliyetleriniz için Loba Partners Yeminli Mali Müşavirlik gibi uluslararası sertifikalı uzman bir ekipten destek alarak kısa sürede iç denetim sisteminizi kurabilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için iletişim kanalları üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz

3. Bağımsızlık ve Objektifliğin Sağlanması

İç denetimin güvenilirliği, bağımsızlık ve objektiflik ilkelerine bağlıdır. Bu nedenle, danışmanlık firmasının ve görevlendirilen iç denetçilerin şirketle çıkar çatışmasına girebilecek herhangi bir ilişkisi bulunmamalıdır.

Danışmanlık firmasının geçmişte aynı şirketle yürüttüğü danışmanlık ve denetim faaliyetleri var ise bu süreçlerin mevcut sürece olası etkileri sözleşme öncesinde değerlendirilmelidir. Çıkar çatışmalarına neden olabilecek ilişki ağları ve durumları da sözleşme öncesinde değerlendirilmelidir.

4. Gizlilik ve Veri Güvenliği

İç denetim faaliyetleri, şirketin en hassas denilebilecek bilgilerini kapsamaktadır. Bu nedenle, veri gizliliği ve bilgi güvenliği danışmanlık firması seçiminde şirketler için öncelikli konular arasında yer almalıdır.

Danışmanlık firması ile kapsamlı bir gizlilik sözleşmesi (NDA) yapılmalı ve şirketin bilgi güvenliği protokollerine uyum şartı açıkça belirtilmelidir. Ayrıca, denetim sürecinde paylaşılacak verilerin kimlerle ve hangi kanallar aracılığıyla aktarılacağı da önceden planlanmalıdır.

Bilgi güvenliği riskleri, sadece dış tehditlerden değil; süreç içinde yaşanabilecek farkında olmadan yapılan hatalardan da kaynaklanabilmektedir. Bu nedenle denetim süreci boyunca erişim kontrolü ve veri izleme mekanizmaları devrede olmalıdır.

5. Danışmanlık Firmasının Performans Yönetimi

İç denetim danışmanlık hizmetinin kalitesi ve performansı doğru ölçülmediğinde iç denetim faaliyeti zamanla etkinliğini kaybedebilir. Bu nedenle, performans ölçüm kriterleri çalışma başlamadan önce belirlenmelidir.

Dışarıdan alınan danışmanlık hizmetinin performans göstergeleri (KPI’lar) arasında;

• İç denetimin; risk yönetimi, iç kontrol ve yönetişim süreçlerine katkısı,

• Üst yönetimden alınan geri bildirimler

• Tespit edilen bulguların uygulanabilirliği,

gibi metrikler yer alabilir.

Denetimin performansı düzenli olarak izlenmeli, danışmanlık firması ile iletişim sürekli olarak sağlanmalı ve değerlendirme toplantılarıyla olası hatalar ve sorunlar erken aşamada tespit edilmelidir.

6. Danışmanlık Firması ile İletişim ve İş Birliği

Şirket yönetimi ile danışmanlık firması yöneticileri ve iç denetçiler arasında açık, düzenli ve iki yönlü bir iletişim kurulmalıdır. Özellikle iç denetimde eş kaynak modelinin başarısının temelinde etkili iletişim yatar. Bu amaçla, ortak çalışma platformları, proje yönetim yazılımları veya düzenli ilerleme toplantıları yapılmalıdır.

İletişim eksikliği, denetim sürecinde hem zaman kaybına hem de hedef sapmalarına yol açabilir. İyi yapılandırılmış bir iletişim modeli, farklı ekiplerin ortak bir hedef etrafında senkronize bir şekilde ilerlemesini sağlar.

8. İç Denetimin Maliyet ve Bütçe Kontrolü

Denetim bütçesinin profesyonel bir şekilde yürütülemediği durumlarda; dışarıdan sağlanan iç denetim faaliyeti şirket için ilave bir gider olarak değerlendirilebilir. Bütçe sapmalarında, denetimde verimliliğin sağlanamaması nedeniyle süreçler yarıda bırakılmakta ve denetimin hedeflediği riskler maliyet kısıtlamaları nedeniyle bertaraf edilememektedir.

Hizmet alımında maliyet yönetimi, öncelikle konular arasında yer almalıdır. Mümkün olan durumlarda; hizmetin getirdiği katma değerin ölçülmesi, zamanında ilgili paydaşlara raporlanması, maliyetin sadece harcama kalemi olarak değil yatırım olarak değerlendirilmesi sağlanmalıdır.

İlaveten kapsam değişiklikleri veya ek taleplerin bütçe üzerindeki etkisi önceden değerlendirilmeli ve sözleşmede açıkça belirtilmelidir.

9. İç Denetim Süresince Bilgi Transferi

Dışarıdan uzmanlarla birlikte yürütülen projeler, iç denetim ekibine yeni teknikler, yöntemler ve bakış açıları kazandırır. Özellikle eş kaynak modelinin en büyük avantajlarından biri, şirket içerisindeki iç denetim ekibinin bilgi birikimini artırmasıdır.

Danışmanlık firmasının şirketin bilgi birikimi arttıracak bir yapıda faaliyet göstermesi gerekir. Ortak eğitim programları düzenlenmesi, workshoplar, ve saha uygulamaları ile bilgi transferinin sürekli sağlanması gerekir. Bilgi transferi, zamanla şirketin kendi kapasitesini güçlendirerek dışa bağımlılığı azaltacaktır. Aksi durumda şirketin sürekli dışa bağımlı hale gelmesi kaçınılmazdır.

SONUÇ ve DEĞERLENDİRME

İç denetimde eş kaynak ve dış kaynak modelleri, doğru planlandığında şirketlere uzmanlık, maliyet avantajı ve operasyonel esneklik sağlar. Ancak her iş birliğinde olduğu gibi, bu modellerde de başarıyı belirleyen unsur; doğru danışmanlık firmasının seçimi, yetkin ve uluslararası standartlara hakim bir denetim ekibi ve değer katma odaklı bakış açısıdır.

İç denetim hizmeti için danışmanlık firması seçiminde yazımızda belirtilen kriterler şirket yöneticileri tarafından değerlendirilmeli ve danışmanlık firması ile imzalanacak sözleşmenin bir parçası haline getirilmelidir.

📌 Okuyucuya Öneri: Loba Partners Yeminli Mali Müşavirlik olarak, iç denetimde eş kaynak ve dış kaynak hizmetlerimizle; gizlilik, kalite güvencesi, bilgi güvenliği ve profesyonel etik ilkeleri esas alarak şirketinize özgü sürdürülebilir çözümler sunuyoruz.

Uluslararası standartlara hakim, mesleki sertifikalı uzman ekibimizle birlikte, şirketinizin denetim yapılarının gelişmesine ve iç denetim çalışanlarının yetkinliklerinin arttırılmasına katkı sağlıyoruz.

Ayrıntılı bilgi için iletişim kanalları üzerinden bizlere ulaşabilirsiniz.

DENETİM EKİBİ

LOBA PARTNERS

(0212) 806 7407